Kom eenvoudig tot een goed plan door slim datagebruik

Gerdine Boers

Oprichter

In de ouderenzorg komen we regelmatig tegen dat managers het lastig vinden om inzicht te krijgen in de benodigde inzet en een passende teamsamenstelling. In de meeste gevallen is dat niet nodig en kan door samenwerking met het werkveld en andere disciplines snel de benodigde informatie gevonden worden.

Er is veel informatie beschikbaar, maar met welke informatie werk je? Kies je voor de feiten? Of laat je je leiden door je intuïtie? Of luister je naar de feedback vanuit het werkveld?

In deze blog nemen we je mee hoe het gebruik van al deze informatiebronnen jou verder helpen om snel tot een compleet plaatje te komen. Zodat helder wordt wat je te doen staat.

 

Werken met verschillende informatiebronnen

 

Stap 1) Er is een trigger

Er is een trigger om aan de slag te gaan met een passende inzet en teamsamenstelling gekoppeld aan de cliëntvraag. Dat kan bijvoorbeeld zijn een verandering in de cliëntengroep of doelgroep, een ontwikkelopdracht vanuit de organisatie, steeds terugkerende rode cijfers, of het opstellen van een jaarbegroting. De trigger is de aanleiding om meer te willen weten. Vervolgens ga je op zoek naar informatie. 

 

Stap 2) De feiten

Je kunt bijvoorbeeld starten met het nagaan van de feiten in de aanwezige systemen en bronnen. Door nader in te zoomen op het probleem. Bijvoorbeeld overschrijding van de personeelskosten. 

Wat ligt hieraan ten grondslag? Je gaat op zoek naar meer informatie over het probleem zelf. Hiervoor zoom je in op beschikbare managementinformatie, dienstrooster, cliëntbehoefte, personeelsinformatie en geldende organisatiekaders.

Voorbeelden om nader op in te zoomen:

  • Wat is de actuele zorgprofielen-mix en doelgroep van de aanwezige bewoners waaruit de inzet wordt afgeleid. Uitgedrukt in uren en euro’s. Is deze mix constant of is er sprake van veel mutaties? 
  • Een overzicht van alle medewerkers gekoppeld aan de locatie, gespecificeerd naar uren en FTE, gegroepeerd naar functies.
  • Hoe verhouden zich de beschikbare middelen tot de benodigde inzet per dag (dagvenster)? Welke diensten zijn (minimaal) nodig om goede zorg te kunnen leveren?
  • Lukt het ons om elke dag het dienstrooster in de gewenste samenstelling rond te krijgen? Zo nee, wat zijn de grootste knelpunten.💡 Tip: maak een vertaalslag van het dagvenster naar benodigde uren en functieniveaus per dag. Onderzoek of de huidige teamsamenstelling hierop aansluit. 
  • Welke aanvullende informatie is beschikbaar, denk aan vacatureruimte, verzuim, e.d.
Ontdek hoe verschillende invalshoeken en waarheden heel verrijkend zijn.

Stap 3) De context

Daarnaast ga je op zoek naar meer informatie over de context. Je gaat uitzoomen op waar het bijhoort en waar het mee verbonden is. Wat gebeurt er in de praktijk? Wat valt op als het gaat over de wensen, behoeften en zorgvraag van onze bewoners? Welke feedback geven medewerkers? Wat zijn terugkerende patronen? Wat zegt mijn onderbuikgevoel?

Voorbeelden om nader op uit te zoomen:

  • Welke feedback geeft het werkveld? Denk hierbij aan opmerkingen die je regelmatig via medewerkers te horen krijgt over het dienstrooster. Bijvoorbeeld de zorgvraag is steeds intensiever, we helpen steeds meer bewoners met 2 personen, of het probleemgedrag op onze woongroep neemt toe.
  • Hoe ontwikkelt zich de zorg- en welzijnsvraag? Is er sprake van veranderingen in zorg, gedrag of omstandigheden? Welke knelpunten worden zichtbaar als we kijken naar de wensen en behoeften van bewoners in relatie tot de huidige werkwijze? Welke deskundigheid en benodigde niveaus worden gevraagd?  Waar zit ruimte voor verbetering? 💡 Tip: maak een data-foto van de actuele praktijk met behulp van Dido Meet.
  • Welke feedback wordt gegeven als je kijkt naar uitkomsten van het medewerkerstevredenheid- en cliënttevredenheidsonderzoek, of de kwaliteitsmonitor.

 

Stap 4) Verbinden van de informatiebronnen

De informatie uit stap 2 en stap 3 voeg je nu samen. Je verbindt de feiten met de context. Cijfers krijgen een andere betekenis. Je ontdekt symptomen en patronen die in deze cijfers verstopt zitten. Met deze verrijkte informatie en inzichten neem je een besluit of je maakt een plan. Alles wat je onderweg aan hindernissen tegenkomt, onderzoek je opnieuw in deze cyclus.

 

Nuttige tips

  • Maak het verschil met jouw kwaliteit van aanwezigheid richting zorgprofessionals en teams. Door het creëren van de de juiste bedding en uitnodigend te zijn, zul je ervaren dat zij de ruimte voelen om te delen wat er écht leeft en speelt.
  • Durf te accepteren dat er soms eerst een weg afgelegd moet worden voordat het einddoel echt helder is en bereikt kan worden. 
  • Benut het potentieel van zorgmedewerkers als het gaat over zeggenschap om vorm te geven aan de zorg die zij leveren en invloed op hun eigen werktijden en werkprocessen.
Eventuele Tags: